Actes usuels

1 - Affectation dans un bâtiment administratif

DESCRIPTION :

Elle consiste à attribuer un bâtiment du patrimoine de l'état ou pris en location comme logement, à une personnalité de l'état ou à des ayants droit statutaires) ou bureaux, à des services de l'admi­nistration publique.

DEMARCHE :

Le requérant dépose, au service courrier, une lettre de demande de logement ou de bureaux adressée au directeur général.

Enregistrement de la demande et transmission au directeur général par le service courrier.
Analyse de la demande de logements ou de bureaux par la direction de l'exploitation:

1 - En cas de disponibilité dans le patrimoine :

La direction de l'exploitation convoque le requérant
Visite des lieux et état des travaux à faire par la direction de l'exploitation et le requérant:
Si le requérant accepte le bâtiment : Le bâtiment est, éventuellement, réhabilité ; Le requérant est convoqué par la direction de l'exploitation pour :

Retrait de la décision d'affectation;
Signature du pv d'état des lieux d'entrée;
Retrait des clés contre décharge.

2 - En cas d'indisponibilité ou si le requérant refuse le bâtiment du patrimoine :

Consultation des bailleurs et études des offres (factures proforma) par la direction de l'exploitation qui rédige ensuite une note technique, à l'attention du directeur général, sur l'offre retenue.
En cas de décision favorable du directeur général :
rédaction par la direction de l'exploitation d'une lettre de demande de projet de contrat adressé au bailleur et à la signature du directeur général.

Sinon mise en attente du dossier.

Délai d'exécution : 48 jours ouvrables (hors réhabilitation)

2 - Retrait des bâtiments administratifs ou pris à bail par l'Etat

DESCRIPTION :

cette activité consiste à faire libérer les bâtiments administratifs ou pris à bail de leurs occupants illégaux.

DEMARCHE :

  • Occupation irrégulière constatée au niveau de la direction de l'ex­ploitation (cessation de fonction, décès, changement de lieu d'affecta­tion, occupant sans affectation, loyers impayés...).
  • Mise en demeure adressée à l'occupant par la direction de l'exploitation

 

1 - En cas de réponse en vue de libérer volontairement:

  • Etablissement par la direction de l'exploitation d'un état des lieux de sortie et d'un pv cosignés par l'occupant et la sogepie;
  • Etats des travaux par la direction technique;
  • Récupération des clés chez l'occupant;
  • Positionnement des gardiens. Fin de la procédure.

 

2 - En cas de refus de libérer:

Déclenchement de la procédure d'expulsion avec le conseil juridique.

 

3 - En cas d'absence de réponse

  • S'il s'agit de la deuxième mise en demeure: déclenchement de la procédure d'expulsion avec le conseil juridique.
  • Sinon retour au point (2) précédent.

Délai: 28 jours ouvrables

3 - Etablissement des contrats de location des bâtiments administratifs

DESCRIPTION :

Cette procédure vise à mettre en location des locaux commerciaux, des logements et bureaux du patrimoine immobilier de l'état à des tiers.

DEMARCHE :

Le requérant retire une pochette contre paiement de droits au guichet de l'agence comptable de la SOGEPIE et adresse une demande de location au directeur général.

1 - Analyse de la demande de location par la direction de l'exploitation:

1.1- S'il n 'y a pas de locaux disponibles :

Lettre d'information, signée du directeur général, au requérant; La direction de l'exploitation classe le dossier.

1 .2 - En cas de disponibilité :

  • La direction de l'exploitation convoque le requérant;
  • Visite des locaux par le requérant;
  • Expertise de la direction de l'exploitation pour déterminer le loyer;
  • Lettre d'information, signée du directeur général, au requérant pour fixer le prix de la location:

S'il n 'y a pas accord sur le prix :

La direction de l'exploitation classe le dossier.

S'il y'a accord sur le prix :

  • Elaboration du projet de contrat;
  • Convocation du requérant par la direction de l'exploitation.

Le requérant:

  • Retire le projet de contrat à la direction de l'exploitation contre paiement de frais de dossier;
  • Procède à l'enregistrement du contrat au service de l'enregistrement et des timbres de la DGI;
  • Retourne une copie du contrat à la direction de l'exploitation;
  • Signe le contrat à la direction de l'exploitation.
  • Etablissement du pv d'état des lieux d'entrée cosigné par le requérant et la SOGEPIE;
  • Remise des clés au requérant contre décharge.

Délai d'exécution: 30 jours ouvrables

4 - Etablissement d'un avenant à un contrat de bail à la demande du bailleur

DESCRIPTION :

L'avenant intervient en cours d'exécution du contrat de bail en cas de modifications d'une des données du contrat. Cette procédure décrit la modification du fait du bailleur.

DEMARCHE :

Le requérant rédige une demande de modification des éléments de son contrat de bail adressée au directeur général et la dépose au service courrier de la SOGEPIE

Imputation de la demande à la direction de l'exploitation qui procède à l'analyse du dossier avec avis du conseil juridique. L'avenant signé par le directeur général est mis à la disposition du requérant qui vient le retirer contre décharge à la direction de l'exploitation. Le requérant procède à l'enregistrement du nouveau contrat au service de l'enregistrement et des timbres de la DGI et le retourne à la direction de l'exploitation.

Délai d'exécution : 22 jours

5 - Etablissement d'un avenant à un contrat de bail à l'initiative de la SOGEPIE

Description :

cette procédure décrit la modification du bail administratif du fait de la Sogepie.

Démarche :

 

  • La direction de l'exploitation établit et fait signé par le directeur général, un projet d'avenant de modification de contrat de bail avec l'avis motivé du conseil juridique.
  • La direction de l'exploitation transmet le dossier au service courrier pour enregistrement et expédition au bailleur.

Le bailleur réceptionne la proposition d'avenant et entre en contact avec la direction de l'exploitation pour d'éventuelles négociations. En cas de refus de la modification:

La direction de l'exploitation peut procéder ou non à la résiliation du bail ;

Une note d'information est enregistrée par le service courrier et expédiée au bailleur. En cas d'accord avec la proposition, le bailleur :

  • Signe l'avenant au bail ;
  • Procède à son enregistrement auprès du service de l'enregistrement et des timbres de la DGI ;
  • Dépose l'avenant enregistré au service courrier de la SOGEPIE.
  • Prise en charge de l'avenant et mise à jour du contrat de bail au niveau de la direction de l'exploitation.

Délai : 33 jours

 

6 - Revente de bâtiments administratifs

DESCRIPTION :

cette activité consiste à préparer, exécuter et suivre les opéra­tions de revente à des fonctionnaires ou agents de l'etat, de biens immobiliers appartenant au domaine privé bâti de l'état.

DEMARCHE :

Le requérant dépose une demande d'acquisition adressée au directeur général de la SOGEPIE, après une période de location.

1 - Traitement du dossier par la direction de l'exploitation:

1.1 - Si le bâtiment n 'est pas cessible:

Lettre de rejet signée du directeur général au requérant; La direction de l'exploitation classe le dossier.

1 .2 - Si le bâtiment est cessible:

Etablissement du dossier technique par la direction de l'exploitation; Immatriculation et création du titre foncier par la direction de l'exploitation; Expertise par la direction de l'exploitation en vue de déterminer le prix de cession. Etablissement de l'offre de vente et notification par remise directe ou par voie postale.

Le cessionnaire :

  • accuse réception de l'offre de vente;
  • retire, contre paiement au guichet de l'agence comptable, une pochette de cession contenant le formulaire de cession et le contrat de promesse de vente;
  • Remplit le formulaire de cession;
  • Signe le contrat de promesse de vente;
  • Dépose le dossier au service courrier dans un délai de deux (2) mois à partir de la date de notification de l'offre de vente.

Etablissement du dossier de vente et visa du contrat de promesse de vente déposé par le cessionnaire;

Expédition d'un exemplaire du contrat de promesse de vente visé au cessionnaire;

Le cessionnaire dès réception de son exemplaire visé, effectue ses paiements suivant l'échéancier contenu dans la promesse de vente (délai maximum 60 mois).

Si au bout du délai, il n 'y a pas d'impayés, déclenchement de la procédure d'établissement de l'afp (attestation de fin de paiement);

Sinon,Déclenchement de la procédure d'expulsion.

Délai d'exécution : 118 jours ouvrables

7 - Etablissement des attestations de non logement (ANL)

DESCRIPTION :

cette activité consiste à établir et délivrer une attestation certifiant la non occupation d'un patrimoine de l'état par un requérant bénéficiaire d'une indemnité contributive au logement.

DEMARCHE :

Le requérant :

    • Retrait de pochette d'anl au guichet de l'agence comptable contre paiement d'un droit;
    • Dépôt du dossier au guichet de l'agence comptable de la sogepie.
    • Traitement des dossiers et saisie des informations à la direction de l'exploitation.
    • Après correction des erreurs éventuels, édition de l'attestation de non logement (ANL) en cinq exemplaires ;
    • Enregistrement, expédition dans les structures de paiement concernées et dispatching auprès du directeur général et de la direction de l'exploitation par le service courrier ;

Pièces à fournir :

        • Deux (02) photocopies de la décision ou de l'arrêté de nomination de la fonction publique ;
        • Deux (02) photocopies de la décision d'affectation ;
        • Deux (02) copies du certificat de première prise de service (dans le corps ou la fonction donnant droit à l'indemnité) ;
        • Un (1) original du bulletin de salaire plus une (01) photocopie ;
        • Deux (02) certificats de non-hébergement (originaux) délivrés par la direction de la construction de la localité, pour ceux de l'intérieur (non pour les fonctionnaires et agents de l'état d'Abidjan) ;
        • deux (02) attestations sur l'honneur légalisées à la mairie (originales) ;
        • une (01) facture cie ;
        • Une (01) facture sodeci ;
        • Une (01) fiche de renseignements à retirer à la SOGEPIE ;
        • Une (01) demande adressée à monsieur le directeur général de la SOGEPIE (à retirer à la sogepie) ;
        • Joindre un (01) acte de mariage aux pièces demandées (pour les mariés) ;
        • Frais de dossiers: 20% du montant mensuel de l'indemnité ;
        • Deux (02) photocopies de la cni.

NB : tout ceci doit être déposé au guichet de la SOGEPIE.
Les instituteurs nommés éducateurs d'internat et les préscolaires adjoints ne sont pas des ayants-droits.

Pièces à fournir pour une régularisation :

        • deux (02) photocopies de la décision ou de l'arrêté de nomination de la fonction publique;
        • deux (02) copies du certificat de prise de service ou attestation de travail (dans le corps ou la fonction donnant droit à l'indemnité de logement);
        • une (01) demande manuscrite adressée au directeur général de la sogepie;
        • un (1) original du bulletin de salaire plus (+) une (01) photocopie;
        • frais de dossiers: 20% du montant de l'indemnité à percevoir;

délai d'exécution : 35 jours ouvrables

8 - Cessions nouvelles

DESCRIPTION :

Cette activité consiste à préparer, exécuter et suivre les opérations de ventes aux fonctionnaires ou agents de l'etat, des biens immobiliers bâtis appartenant au domaine de l'etat.

DEMARCHE :

Elaboration par la direction de l'exploitation, en collaboration avec le conseil juridique, d'un projet d'arrêté interministériel de cession de bâtiments administratifs et rédaction d'une note de présentation.

Après adoption et signature du projet d'arrêté :

  • Etablissement du règlement de copropriété ;
  • Etablissement du dossier technique ;
  • Immatriculation et création du titre foncier ;
  • Expertise en vue de déterminer le prix de cession ;
  • Elaboration du projet d'offre de vente ;

Le cessionnaire:

  • accuse réception de l'offre de vente;
  • retire, contre paiement au guichet de l'agence comptable, une pochette de cession contenant le formulaire de cession et le contrat de promesse de vente;
  • remplit le formulaire de cession;
  • signe le contrat de promesse de vente;
  • dépose le dossier au service courrier dans un délai de deux (2) mois à partir de la date de notification de l'offre de vente.
  • etablissement du dossier de vente et visa du contrat de promesse de vente déposé par le cessionnaire;
  • expédition d'un exemplaire du contrat de promesse de vente visé au cessionnaire;

Le cessionnaire dès réception de son exemplaire visé, effectue ses paiements suivant l'échéancier contenu dans la promesse de vente (délai maximum 60 mois).

  • si au bout du délai, il n'y a pas d'impayés, déclenchement de la procédure d'établissement de l'afp (attestation de fin de paiement);
  • sinon, déclenchement de la procédure d'expulsion

Délai d'exécution : 285 jours ouvrables (hors délais extérieurs)

9 - Etablissement de l'attestation de fin de paiement (AFP)

DESCRIPTION :

Cette activité consiste à établir et à délivrer l'attestation de fin de paiement constatant le paiement et la fin de la créance du cessionnaire.

DEMARCHE :

le requérant constitue un dossier plus une lettre de demande adressée au directeur général.

Réception du dossier de demande de délivrance d'une afp contre paiement d'un droit au guichet de l'agence comptable.

Vérification des pièces fournies, des justificatifs de paiements et du solde par la direction de l'exploitation.

1 - en cas de compte non soldé et/ou dossier non complet:

Notification à l'acquéreur par note de rejet motivé.
Le requérant: complète son dossier ou paie le solde.

2 - en cas de compte soldé et dossier complet

Etablissement et signature de l'attestation de fin de paiement;

Mise à disposition de l'attestation signée et enregistrée à la direction de l'exploitation, pour retrait par l'acquéreur contre décharge.

Délai : 20 jours ouvrables.

Pièces à fournir:

  • demande manuscrite adressée au dg de la sogepie;
  • une (01) photocopie de la cni;
  • une (01) photocopie de la lettre d'attribution (décision d'affectation);
  • une (01) photocopie du premier et dernier bulletins de précomptes et ajouter les bulletins pour les précomptes irréguliers (ou établir une attes­tation de précompte ou apporter l'historique de précomptes);
  • une (01) photocopie des différents versements effectués ou relevés de banque;
  • frais de dossiers: 25 000fcfa.
10 - Agrément des auxiliaires de justice

DESCRIPTION :

Consiste à donner un agrément à un auxiliaire de justice (huissiers, notaires, avocats, experts juridiques, consultants) en vue d'être prestataire de services à la SOGEPIE.

DEMARCHE :

Le requérant dépose au service courrier de la SOGEPIE une lettre de demande d'agrément adressée au directeur général.

1 - En cas d'avis favorable, notification au requérant par une demande de convention de collaboration signée du directeur général

Sinon notification par un courrier de rejet signé du directeur général.

Le requérant, en cas d'acceptation :

• Rédige un projet de convention de collaboration;
• Dépose le projet de convention de collaboration au service courrier de la SOGEPIE.

2 - Etude du dossier avec établissement d'un rapport par le conseil juridique

En cas d'un rapport favorable.

- signature de la convention par le directeur général et visas par le contrôleur budgétaire et l'agent comptable;
- rédaction d'une note d'information et de convocation au requérant.

3 - Signature de l'acte de convention par le requérant au conseil juridique, et copies aux différents services puis archivage.

Délai d 'exécution : 57 jours

11 - Consultations juridiques

DESCRIPTION :

Fournir à un auxiliaire de justice ou à un usager une information à utiliser dans une affaire contentieuse judiciaire ou amiable à titre de preuve.

DEMARCHE :

Le requérant formule une demande d'informations et la trans­met au service courrier de la SOGEPIE.

1 - analyse de la demande par le conseil juridique et rédaction d'une lettre d'invitation au requérant à venir s'acquitter des droits de signature.

Le requérant :

- reçoit la lettre ;
- vient payer un droit de signature de 15 000f cfa au guichet de l'agence comptable de la sogepie ;
- dépose le reçu de paiement contre décharge au conseil juridique

2 - etude du dossier par le conseil juridique;

- production d'un rapport contenant les informations demandées;
- transmission du rapport au directeur général pour signature.

3 - enregistrement puis expédition au requérant par le service courrier.

Délai : 25 jours (12 jours à partir de la date de paiement).

12 - Agrément de vente

DESCRIPTION :

C'est une procédure tendant à accorder une autorisation de vente sollicitée par les acquéreurs qui désirent céder leur maison avant les dix années prescrites.

DEMARCHE :

Remise d'une pochette de dossier d'agrément de vente au guichet de l'agence comptable contre encaissement de droits.

Le requérant :

- remplit les formulaires et constitue un dossier d'agrément de vente selon les indications de la pochette;
- dépose le dossier (pochette) au service courrier de la SOGEPIE.

1 - traitement et étude technique du dossier par le conseil juridique avec avis de la direction d'exploitation et de la direction des affaires administratives et financières;

- rédaction d'une lettre d'information au requérant à la signature du direc­teur général;
- eventuellement, rédaction d'une lettre de convocation du requérant à venir payer les droits d'autorisation d'agrément et établissement d'un projet de protocole de revente à l'etat, en cas d'exercice du droit de reprise;

2 - en cas d'agrément de la vente:

Le requérant:

- réceptionne le dossier et la lettre d'information;
- vient payer les frais (5% de la valeur) au guichet de l'agence comptable de la SOGEPIE;
- dépose le reçu de paiement contre décharge au conseil juridique.

2.1 - le conseil juridique réceptionne le reçu de paiement contre décharge;

2.2 - traite l'autorisation de vente et procède à son expédition au requérant.

Fin de la procédure.

3 - en cas d'exercice du droit de reprise:

Le requérant:

- réceptionne le dossier et la lettre d'information;
- signe le protocole de cession à l'état;
- dépose le protocole signé au service courrier de la SOGEPIE.

3.1 - le conseil juridique reçoit le protocole, l'analyse et le transmet au directeur général pour signature.

3.2 - le service courrier enregistre le protocole de vente, procède à son expédition au requérant et en transmet une copie enregistrée au conseil juridique pour classement et déclenchement de la procédure d'engagement.

Délai : 28 jours (agrément) ou 33 jours (exercice du droit de reprise).

13 - Les mutations

DESCRIPTION :

elle consiste à transférer les droits d'un cessionnaire du patri­moine immobilier de l'état non détenteur d'acte notarié de transfert à un autre acquéreur.

DEMARCHE :

Remise d'une pochette de mutation au guichet de l'agence comptable contre encaissement de droits.

Le requérant :

- remplit les formulaires et constitue un dossier de mutation selon les indications de la pochette;

- dépose le dossier (pochette) au service courrier de la sogepie.

1 - le conseil juridique réalise une étude technique avec le contrôle et l'avis techniques de la direction de l'exploitation et notifie les conclusions au requérant:

En cas d'acceptation, le requérant :

- se rend au guichet de l'agence comptable de la sogepie pour le paiement des droits de mutation;

- dépose une copie du reçu de son paiement auprès du conseil juridique.

 

2 - le conseil juridique:

- réceptionne la copie du reçu de versement;

- établit l'autorisation de mutation;

- rédige un projet de lettre de convocation à la signature du directeur général.

 

Le requérant :

- réceptionne la lettre de convocation et se présente au conseil juridique de la sogepie;

- accomplit son acte de cession chez son notaire dans un délai de 2 mois à compter de la production de l'autorisation de mutation;

- paie les droits de fin de mutation (25 000fcfa) à l'agence comptable de la sogepie;

- produit l'acte de cession et le reçu de paiement des frais de fin de mutation au conseil juridique de la SOGEPIE. 3

 

 le conseil juridique:

- réceptionne la copie du reçu de versement;

- établit l'attestation de mutation;

- rédige un projet de lettre de convocation à la signature du directeur général.

Le requérant : - réceptionne la lettre de convocation et se présente au conseil juridique.

4 - remise par le conseil juridique de l'attestation de mutation au requérant contre décharge et indication du notaire agréé pour l'établissement de l'acte de vente.

Délai d'exécution : 51 jours 

14 - Signature des actes notariés

Description :

Cette procédure consiste à faire signer les actes notariés de vente par la Sogepie.

Démarche :

Rédaction de l'acte de vente par le notaire qui le dépose au guichet de l'agence comptable de la sogepie contre paiement d'un droit de dépôt de 25 000f cfa.

1 - réception de l'acte au guichet de la sogepie, délivrance du reçu de paiement portant la date de rendez-vous (30 jours).

2 - analyse du dossier par le conseil juridique avec la collaboration de la direction de l'exploitation (DE) qui contrôle la validité des pièces fournies (afp entre autres) et donne son avis.

3 - rédaction d'un rapport motivé et d'un projet de lettre de notification par le conseil juridique à la signature du directeur général.

Le notaire :

- réceptionne la lettre de notification (de rejet ou d'acceptation) et se présente au conseil juridique de la sogepie pour le retrait du dossier:

en cas d'acceptation: Le notaire tire une expédition de l'acte de vente signé et la transmet au conseil juridique pour archivage. Fin de la procédure.

En cas de rejet: Le notaire analyse le dossier pour la levée du rejet et le retourne au conseil juridique (retour au n°2).

Délai: 23 jours.

15 - Les expulsions
Description :
Expulser les personnes (locataires, attributaires, cessionnaires) en situation irrégulière (loyers impayés, cessions non soldées ou en arriéré, perte de la qualité d'ayant droit, squatters).
Démarche :
1- élaboration de la liste et sortie des dossiers des personnes en situation irrégulière constatée ;
2 - le conseil juridique fait signer par le directeur général :
  •     les lettres de mise en demeure de libérer les locaux occupés ;
  •     les lettres de commande pour commettre un huissier de justice.
3 -remise contre décharge des lettres (commande et mise en demeure) à l'huissier par le conseil juridique.
Notification par voie d'huissier à l'occupant :
  • si l'occupant libère de lui-même les lieux: sécurisation des locaux par la direction de l'exploitation. Fin de la procédure.
  • sinon: Si l'expulsion nécessite une procédure judiciaire (cessionnaires ou locataires sous contrat),

le conseil juridique :

établit les lettres de commande pour commettre un avocat ;

A l'issue de la procédure judiciaire:

  • établit une lettre de commande pour commettre un huissier de justice ;
  • prépare une lettre de réquisition des forces de l'ordre ;
  • si une procédure administrative suffit (squatters divers et anciens attributaires sans contrat), le conseil juridique :

=> prépare un acte administratif d'expulsion;

=> établit une lettre de commande pour commettre un huissier de justice;

=> prépare une lettre de réquisition des forces de l'ordre. L'huissier procède à l'expulsion avec l'appui des forces de l'ordre.

Délais : 40 jours (par voie administrative), 57 jours (voie judiciaire) hors délais extérieurs

16 - Agrément des entreprises

Description :

Elle consiste à accorder des agréments aux entreprises qui font des offres de service à la Sogepie.

Démarche :

Le requérant dépose une demande d'agrément adressée au directeur général au service courrier de la Sogepie.

1 - le service technique traite le dossier, rédige un projet de lettre de d'invitation à constituer un dossier d'agrément à la signature du directeur général.

Le requérant :

  •  réceptionne la réponse;
  •  constitue le dossier de demande d'agrément et le dépose au service courrier de la sogepie.

2 - le service technique traite le dossier, rédige un projet de lettre d’acceptation ou de rejet motivé à la signature du directeur général.

Le requérant :

  • réceptionne la réponse;
  • en cas de réponse non favorable, lève les rejets, complète le dossier et le retourne au service courrier de la sogepie (retour au №2).

Liste des pièces à fournir :

1 - le registre de commerce ou le statut de votre entreprise;

2 - une attestation cnps de moins de trois mois avec sticker;

3 - une attestation fiscale de moins de trois mois;

4 - le compte contribuable de votre entreprise;

5 - le plan de situation du siège social avec indication de la ville, du quartier, des numéros de l'îlot et du lot;

6 - la liste nominative du personnel et sa qualification;

7 - la liste du matériel en pleine propriété;

8 - des références techniques récentes (trois (03) attestations de bonne exécution de travaux de différentes années);

9 - un numéro de téléphone fixe (très important).

Délai d'exécution: 15 jours